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Comment je suis devenue Bree Van de Kamp

Desperate Housewives

J’ai le fantasme de l’executive woman . De celle qui, toujours impeccable, gère de front carrière, famille, sorties, loisirs sans jamais rien oublier, et sans fucking tâche de lait sur son chemisier, pardon my french. J’ai probablement ce fantasme parce que jusqu’à récemment, j’étais plus Lynette Scavo que Bree Van de Kamp si vous voyez ce que je veux dire. Je me suis donc mise à dévorer des libres de productivité, avec des méthodes souvent fastidieuses et terriblement ennuyeuses. Aucune ne m’a complètement emballée. J’ai donc créé ma propre méthode, en reprenant les points qui me paraissaient les plus simples à comprendre et à appliquer, et vous savez quoi? Ca marche.

  • Emporter partout avec soi un petit carnet et y noter toutes ses idées : 

Ca parait très basique, mais croyez moi personne ne le fait. Celà permet pourtant de se libérer la tête et de ne rien oublier. Terminé la liste de courses et les nouvelles idées d’articles qui tournent en rond dans la tête et dont on ne retiendra finalement pas la moitié.  Le format doit être le plus pratique possible et tenir dans un sac à main. Relié, à spirales ou technologique avec la fonction note de votre smartphone, l’important est que vous soyez suffisamment à l’aise avec l’outil pour ne pas hésiter à le dégainer à la première idée venue. Personnellement, j’utilise un joli petit carnet noir Moleskine que j’emporte partout et dans lequel je note mes idées d’articles, les tâches à faire dans ma vie pro et perso, les réflexions qui me passent par la tête ou ce que j’ai vu, lu ou entendu et qui m’a interpellé. Mais bon c’est aussi parce que j’ai un faible pour la papeterie en général.

  • Définir quelles sont vos « grosses pierres » :

Les grosses pierres* sont les tâches les plus importantes, celles que vous devez  faire , et que vous devez identifier lors de la planification de la semaine ou du mois à venir. Par exemple, vos grosses pierres de la semaine peuvent être de définir le contenu de la nouvelle formation que vous souhaitez proposer, ou d’écrire au moins dix pages de votre roman, ou même de finaliser le dossier d’inscription à la crèche de bébé. Peu importe, l’important est d’avoir pris quelques minutes pour définir les tâches prioritaire de celles qui le sont moins.

*Un professeur  prend un bocal devant ses élèves et le rempli de grosses pierres. Il leur demande : «  D’après vous, est-ce que ce bocal est plein? ». Les élèves lui répondent : « Oui, bien sûr ! »Puis il prend des petits cailloux et les fait « couler »au fond du bocal. Les cailloux se glissent entre les interstices des grosses pierres. Il demande de nouveau : « Est-ce que, d’après vous, ce bocal est plein? » Les élèves répondent en coeur: « Oui, oui ! » Finalement, il ajoute une poignée de sable qui vient se glisser entre tous les interstices. À la fin, il demande : «D’après vous, qu’est-ce que ça veut dire ? » Un élève répond : « Ça veut dire que, quand il n’y a plus de place, on peut toujours en trouver ! » Le professeur répond : «  Non, justement ! C’est l’inverse ! Ce qu’il faut retenir de tout ça, c’est qu’il faut placer les grosses pierres en premier. Les grosses pierres sont vos tâches les plus importantes. Si vous commencez par le sable, vous ne pourrez plus rien ajouter ! »

  • Eliminer le superflu : 

Il existe beaucoup, beaucoup de livres sur l’organisation personnelle, la gestion des tâches et les astuces pour ne plus rien oublier. Personnellement, et  à part « Zen to done  » qui a inspiré cet article, aucun d’entre eux ne me convient. Je me refuse à passer plus de temps à créer un système de classement qu’à effectuer une tâche en elle-même. A ce propos, un principe simple qui a été très efficace pour moi: toute tâche qui demande moins de deux minutes pour être effectuée doit être faite immédiatement. Pourquoi? Parce que dans le cas contraire, le temps passé à reporter son contenu sur la liste  est égal voire supérieur à l’exécution de la tâche en elle-même. Par exemple, faire le chèque pour l’URSSAF, le mettre dans une enveloppe et timbrer le courrier est aussi rapide que d’ouvrir son fichier Word et de tapoter  » chèque-URSSAF » dans la liste adaptée. Conclusion: Passer plus de temps à classer et à organiser les choses qu’à les faire n’est ni plus ni moins qu’une forme de procrastination, et la procrastination, c’est mal ( quoique).

 

  • Simplifier 

Ne vous compliquez pas la vie avec des sous dossiers de dossiers. Pour ma part, 3 fichiers Word suffisent amplement :

  1.  A faire dans la semaine : définir au préalable la liste des tâches à accomplir dans la semaine et ne pas oublier de les rayer une fois faites, et on s’auto félicite s’il vous plait, quelle efficacité!
  2.  A faire bientôt : C’est la liste des choses que vous souhaitez faire mais qui ne sont pas urgentes. Commencer à réfléchir au sujet d’un nouveau livre, mettre en place une mailing liste pour recruter de nouveaux clients, emmener la voiture en révision, ou vous mettre au jogging. Cette liste a besoin d’être revue régulièrement ( pour moi chaque fin de semaine), afin de passer certaines tâches de A faire bientôt à A faire cette semaine.
  3. Idées : c’est le fichier dans lequel je reporte les idées en vrac notées dans mon petit carnet Moleskine, et que je vérifie également chaque fin de semaine pour vérifier si certaines idées peuvent être transformées en tâches.

 

  •  Déconnecter:  

« Je travaille, j’ouvre Facebook, amusante cette vidéo, je commente puis je check mes mails, un petit tour sur twitter , ha, SMS! » etc… ce n’est une surprise pour personne, plus on est connecté plus on est sollicité, moins on est concentré. A partir de là, il n’y a pas de solution miracle: pour travailler efficacement, il faut se déconnecter : éteindre son téléphone portable ( où l’éloigner pour éviter la tentation), fermer les fenêtres internet  sans lien direct avec le dossier à traiter ( non, la recette du gâteau au lait concentré sucré n’a pas de lien direct avec votre comptabilité trimestrielle), et boycotter vos e.mails!

  • Rester concentrée: En bonne multitâche , une petite astuce qui a considérablement boosté mon efficacité au travail est celle du minuteur de cuisine, dite technique Pomodoro:

1.Prenez un minuteur et réglez le sur 25 minutes. Pendant ces 25 minutes, vous allez vous consacrer entièrement à la tâche que vous vous êtes assignée, sans pause ni distraction aucune.

2. Au bout de 25 minutes, octroyez vous 3 à 5 minutes de pause, l’idéal étant d’en profiter pour fermer les yeux et se relaxer.

3. Après 4 sessions de 25 minutes, faites une vraie coupure de 30 minutes, pendant laquelle vous pouvez vous dégourdir les jambes, boire un thé, passer un coup de fil, surfer sur internet, bref vous changer les idées.

Pourquoi c’est efficace? on dit que la technique Pomodoro est un outil puissant, et je le crois volontier. Faire plusieurs choses à la fois revient souvent à brasser du vent, et génère stress et anxiété. Se concentrer corps et âme à une tâche en particulier est à la fois un moyen d’être plus efficace et une invitation à ne plus se disperser et à être enfin tout entier dans le moment présent.

En bref :

1. investissez dans un petit carnet dans lequel vous pourrez noter toutes vos idées. Un conseil: notez les tout de suite, on pense qu’on retiendra, et dans 50% des cas, on oublie.

2. Prenez rendez vous avec vous même chaque fin de semaine pour définir vos « grosses pierres »

3. Notez vos idées et vos « grosses pierres » dans vos fichiers Word

4. Faites le point en début de semaine

5. Deconnectez

6. Soufflez, vous êtes concentrée!

 



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8 Comments on Comment je suis devenue Bree Van de Kamp

  1. Nathalie K
    13 septembre 2012 at 7 h 28 min (5 années ago)

    Je doute qu’une Bree Van de Kamp sommeille en moi …

    J’adore la partie sur la technique Pomodoro : je teste bientôt..

    Répondre
    • Aurélie
      14 septembre 2012 at 14 h 55 min (5 années ago)

      Alors, as tu pu tester?

      Répondre
  2. Anne Vervier
    14 septembre 2012 at 15 h 03 min (5 années ago)

    Très chouette votre billet, chère Bree :-)

    Car c’est une excellente synthèse du meilleur des livres sur la gestion du temps (je pense que l’on a les mêmes lectures ;-): vous avez retiré l’essentiel (et uniquement l’essentiel) des techniques « qui marchent » (du moins pour vous et moi!

    A propos de carnets, un petit truc qui fonctionne pour moi: j’ai 3 cahiers Atoma (http://www.atoma.be/fr/index.php):
    – un grand (A5) pour mes notes autour d’un projet, en réunion par exemple;
    – un moyen (A6) avec 3 parties, comme vous: tâches de la semaine, tâches pour bientôt et idées;
    – un tout petit, qui se trouve dans ma voiture: comme j’ai souvent des idées quand je suis au volant, je note quand je suis à l’arrêt, puis détache la feuille et l’ajoute dans un autre de mes cahiers (c’est l’avantage du système Atoma).

    La seule chose que je n’ai pas encore résolue est la perturbation mentale venant du fait de noter dans la même liste « recontacter prospect X » et « laver affaires gym mon fils »!! Ce mélange des tâches de mère et de free-lance perturbe-t-il les autres femmes lectrices de ce blog?

    Bien cordialement,
    Anne

    Répondre
    • Aurélie
      16 septembre 2012 at 18 h 06 min (5 années ago)

      Bonsoir Anne,

      Je suis heureuse que cet article te parle, je ne suis vraiment pas une adepte des méthodes toutes faites en général, mais j’ai tellement cherché à gagner en efficacité en potassant des articles, des ouvrages, en trainant sur des blogs de  » productivité personnelle », que finalement, je livre ma propre méthode. Merci de partager tes petits trucs avec les autres lectrices du blog :)

      Répondre
  3. naia
    6 janvier 2013 at 11 h 25 min (5 années ago)

    Genial! J’adore. Specialment l’histoire >> Des grosses pierres <<

    Excellent!

    Répondre
    • Aurélie
      6 janvier 2013 at 15 h 27 min (5 années ago)

      @Naia, tant mieux si ça t’a plu et bienvenue :)

      Répondre
  4. Michel
    13 janvier 2014 at 10 h 21 min (4 années ago)

    Excellente méthode, c’est vrai qu’en travaillant sur ordinateur notamment, on est sollicité par ces emails, la musique qu’on écoute, une petite recherche rapide à laquelle on a pensé la veille en s’endormant, etc…
    Le défi de travailler par tranches de 25mn sans interruption est très payant. Merci pour ces conseils.

    Répondre
    • Aurélie
      13 janvier 2014 at 12 h 54 min (4 années ago)

      Merci Michel, je suis heureuse si ces quelques pistes t’aident ne serait ce qu’un peu :)

      Répondre

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